lpj

Cara Membuat LPJ atau Laporan pertanggung jawaban

Pengertian dan Sifat Laporan Pertanggung Jawaban

Laporan Pertanggung jawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

Laporan pertanggung jawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil – hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan – perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

Laporan pertanggung jawaban pada dasarnya mencakup:

  • Laporan pelaksanaan kegiatan
  • Laporan Penggunaan dana

Laporan Pertanggungjawaban tersusun secara:

  • Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis)
  • Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu meliputi 5W+1H: What, Why, When, Where, Who, How)
  • Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain
  • Dengan format ukuran kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3.
  • Sistematika Laporan Pertanggungjawaban

Laporan Pertanggung jawaban tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

  • Halaman Depan Laporan Kegiatan
  • Halaman Pengesahan
  • Pengantar
  • Bab I: Pendahuluan
    Dasar Pemikiran
    Nama Kegiatan
    Tema Kegiatan
    Bentuk Kegiatan
    Tujuan, Sasaran, dan Target
  • Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
    Tahap Persiapan
    Tahap Pelaksanaan
    Hasil Capaian
    Faktor Pendukung & Penghambat
  • Bab III: Penutup
    Usul dan Rekomendasi
    Kata Penutup
  • Lampiran-lampiran
  • Pengertian Laporan

Laporan adalah penyampaian informasi pokok yang berhubungan dengan pelaksanaan suatu tugas atau tanggung jawab yang dibebankan pada seseorang atau badan.

Fungsi Laporan:

  • Pertanggungjawaban
  • Penyampaian informasi
  • Alat dokumentasi
  • Alat pengawasan dan perbaikan
  • Dasar pengambilan keputusan

Penjelasan atas bagian – bagian Laporan Pertanggung jawaban:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

 Warna dasar Halaman Depan Laporan Kegiatan adalah sebagai berikut:

  • EKSEKUTIF : DEMA, BEM-F, HIMA, BEM-J, BEM-PS : KUNING
  • LEGISLATIF   : SEMA, SEMA-F : HIJAU
  • YUDIKATIF   : MKM : PUTIH
  • PROFESIONAL: UKM DAN BOM-F : COKLAT
  • BIDANG KEMAHASISWAAN : BIRU

Halaman Pengesahan

Berikut Cara Membuat LPJ atau Laporan Pertanggung Jawaban

Pengantar

Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang konstruktif demi majunya menajemen ORMAWA.

Bab I: Pendahuluan

Pendahuluan ialah uraian ringkas latar belakang/dasar pemikiran, tujuan, sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan dengan menjelaskan indikator keberhasilannya. Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat.

Bab III: Penutup

Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang.   Pada bagian ini juga disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban itu disusun dan disampaikan.  

Lampiran – lampiran

  • Pada bagian ini dilampirkan
  • Jadwal Kegiatan Lengkap
  • Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur)
  • Dokumentasi (photo-photo) kegiatan
  • Makalah atau semacamnya
  • Surat – surat
  • Rincian realisasi penggunaan dana beserta bukti – bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sistematika cara membuat LPJ atau Laporan Pertanggung jawaban

  • Latar belakang: paparan singkat dan jelas tentang permasalahan yang teridentifikasi dan atau analisis kebutuhan sehingga menemukan kegiatan.
  • Tujuan: menjelaskan tujuan dan hasil yang diharapakan (outcome) baik langsung maupun yang tidak langsung
  • Nama kegiatan: nama kegiatan yang telah dilaksanakan
  • Waktu dan tempat kegiatan
  • Laporan Kegiatan : berisi ringkasan tentang jalannya kegiatan yang disertai dengan kendala yang dihadapi serta keberhasilan yang dapat sebagai acuan (best practice) untuk kegiatan selajutnya. Laporan kegiatan dirinci untuk tiap sie di kepanitiaan. Untuk kegiatan lomba/pertandingan, dilengkapi dengan hasil lomba/pertandingan tiap babak yang diikuti. Capaian Indikator keberhasilan: menunjukkan capaian indikator keberhasilan sesuai dengan proposal