Cara Membuat Memo untuk Atasan

Pernahkah kalian mendengar tentang memo? Memo merupakan salah satu surat kecil berisi pesan singkat yang ditujukan kepada seseorang atau suatu kelompok. Memo biasanya dituliskan jika pengirim sedang tidak ada di tempat.

Dalam praktiknya, teknik penulisan memo memiliki struktur yang berbeda satu dengan lainnya. Umumnya, memo hanya ditulis dengan bagian isi yang memiliki panjang maksimal sekitar 5-6 baris saja. Namun di luar negeri seperti Amerika, memo ditulis dengan isi yang lebih komprehensif.

Hal yang perlu diingat, memo yang baik bukan dilihat dari seberapa panjang atau pendek pesan, tetapi seberapa jelas pesan tersampaikan. Terutama jika memo digunakan dalam dunia profesional, tentu tersampaikannya sebuah pesan merupakan hal yang vital.

Melihat pentingnya menulis sebuah memo resmi dengan baik dan benar, artikel ini secara khusus akan membahas cara menulis surat memo resmi khusus untuk atasan, dan dituliskan sebagai berikut.

Menulis Kepala Memo

Kepala memo adalah salah satu bagian terpenting dalam memo. Bagian ini secara umum memberikan informasi mengenai pengirim dan informasi tujuan memo. Berikut adalah cara menulis kepala memo.

1. Tulislah kata “MEMO” pada bagian atas kertas tempat Anda menulis. Ukuran tulisannya sekitar 17-21 dengan menggunakan huruf kapital semua. Ketik kata tersebut dengan fitur bold agar lebih jelas dan berikan margin yang cukup setelahnya untuk menulis konten lanjutan.
2. Tulislah nama penerima memo, dalam hal ini atasan Anda, dengan lengkap. Dikarenakan ini adalah memo resmi yang menjadi sarana komunikasi perusahaan formal, maka jabatan atasan Anda wajib dicantumkan.
3. Tulislah nama dan jabatan Anda secara lengkap pada kolom nama penulis Memo.
4. Tulislah tanggal pada Memo tersebut secara akurat.
5. Tentukan dan tulis subjek atau perihal dalam memo dalam kolom “Perihal”. Pastikan perihal tidak terlalu panjang, cukup tulis 5-7 kata yang dapat mewakili.
6. Jika memo tersebut dibuat atas nama departemen tempat anda bekerja, Anda bisa menambahkan kop surat di bagian atas, tepatnya di atas judul atau kata “MEMO”.

Menulis Badan Memo

Dalam menuliskan isi atau badan memo untuk atasan, terdapat rambu-rambu yang sebaiknya dipahami oleh penulis memo. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.

1. Menggunakan format standar supaya memo mudah dan nyaman dibaca.

Ketik memo dengan format sebagai berikut: font Times New Roman atau font professional lain dengan ukuran 12, line spacing 1.15 atau 1.5 dengan spacing before after 0. Untuk ukuran kertas margin kiri, kanan, atas, dan bawah seluruhnya adalah 3 cm. Format tersebut adalah format umum yang digunakan oleh perusahaan dalam menulis memo.

1. Memberikan sapaan formal namun tidak berlebihan.

Dikarenakan Anda menulis memo ini untuk atasan, maka perlu adanya sapaan sebagai bentuk penghargaan atas atasan Anda. Meskipun demikian, Anda perlu menjaga isi memo agar tetap bersifat to the point, di mana instruksi maupun permasalahan dalam memo tidak bertele-tele.

2. Tuliskan permasalahan yang akan dibahas.

Pada paragraf pertama, tuliskanlah permasalahan yang sedang dihadapi dan akan dibahas dalam memo. Permasalahan ini idealnya hanya 2 hingga 3 kalimat, sehingga pastikan permasalahan ditulis sesingkat mungkin.

3. Tambahkan mulai berlakunya permasalahan yang akan dibahas jika ada.

Anda juga dapat memberikan penegasan dengan memberi keterangan mulainya permasalahan tersebut jika ada. Misalnya, “Sejak Mei 2020, breakdown berkelanjutanpada mesin A telah mengganggu aliran produksi dan mempengaruhi jumlah produksi harian perusahaan.”

4. Jelaskan konteks dari isu yang Anda kemukakan dalam memo.

Latar belakang mungkin menjadi poin penting yang dibutuhkan audiens untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi. Cukup sampaikan hal-hal yang penting saja dalam memo yang Anda tulis. Jika relevan, Anda juga bisa menuliskan rencana kebijakan yang akan Anda berikan.

5. Berikan penjelasan pada isi Memo untuk memperkuat instruksi.

Jelaskan secara singkat rencana yang akan Anda lakukan. Anda juga dapat menambahkan bukti pendukung yang bisa menjelaskan rencana Anda kepada atasan.

6. Berikan usulan perintah terhadap atasan.

Pada dasarnya, Memo memiliki fungsi untuk memberi pandangan atau informasi terkait suatu permasalahan. Pada pembahasan memo juga diperlukan suatu instruksi yang jelas untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Di situlah Anda perlu memberikan usulan yang solutif kepada atasan.

7. Tutuplah memo dengan menyampaikan dukungan terhadap atasan.

Pada paragraf atau kalimat terakhir dalam memo umumnya dijelaskan langkah konkrit untuk menyelesaikan suatu masalah. Jangan lupa, Anda bisa menyampaikan dukungan terhadap atasan sebagai wujud solidaritas atau rencana tindak lanjut.

Cara Menutup Memo

Dalam menutup memo resmi, hendaknya Anda mengetahui format memo dengan baik. Hal tersebut dapat membantu Anda dalam meninjau ulang memo Anda sebelum dipublikasikan kepada atasan. Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Periksa kembali memo Anda.

Sebelum memo dipublikasikan, sebaiknya Anda mengecek ulang untuk memastikan bahwa isinya sudah jelas, singkat, dan persuasif. Memo dapat selesai jika telah memenuhi standar penulisan yang tepat. Hilangkan juga informasi berlebihan yang tidak diperlukan atau tidak relevan.

• Berikan paraf di samping nama Anda.

Berilah paraf di bagian bawah memo disamping nama atau inisial Anda. Memo tidak perlu ditandatangani, cukup dengan paraf sudah menunjukkan persetujuan dari Memo yang Anda tulis. Jangan lupa juga untuk memeriksa kembali ejaan, tata bahasa, dan pembahasan yang salah atau yang masih kurang. Perhatikan juga penulisan nama, tanggal, angka, dan nama departemen Anda jika ada.

• Tentukan cara pengiriman dan publikasi memo.

Dalam hal pengiriman memo juga perlu Anda perhatikan. Memo dapat dikirimkan kepada atasan melalui surat elektronik (e-mail). Atau Anda juga bisa mempublikasikannya dengan cara dicetak lalu ditempel di tempat yang strategis, atau sering dikunjungi oleh atasan Anda.